Оглавление

Оглавление

ВИРТУАЛЬНАЯ КОММУНИКАЦИЯ — ЭТО ПРОСТО!
Добро пожаловать!


В этом HandBook’е собрана вся основная информация о Виртуальной коммуникации.
Виртуальная коммуникация — это online взаимодействие, включающее в себя обмен информацией и данными посредством интернет-сервисов.

Используй верхнее меню для навигации по сайту.

Данный HandBook реализован на основании
Приложения 6 Устава LBG SPb
В этом разделе приведены основные правила оформления письма.
Листай картинки ниже и читай описание:
Структура письма
  1. Обозначение срочности письма

Запоминай:
*** - сообщение актуально не более чем сутки после отправки;
** - сообщение актуально в течение 2-3 суток после отправки;
* - сообщение актуально в течение 4-5 суток после отправки;
Более 5 суток после отправки - без звездочек.
2.Теги
3.Deadline
4.Адресат
5.Главная информация
6. Тело письма
7.Конец письма
8.Личная подпись
Все про них можешь посмотреть в этом разделе.
Не забудь прописать в теме письма DL, если он есть.
О том кому отправлять, какие рассылки есть - можешь посмотреть в этом разделе.
Здесь нужно указать основную информацию из письма: DL, ссылки на форму, опросники, почтовые адреса для отправки, адрес встречи, ссылки на таблицы или документы.
В общем, все самое основное, что есть в письме, лучше прописать в этой части через #.
Совет: Чтобы вставить гиперссылку в слово - выдели его, нажми комбинацию Ctrl+K и вставляй необходимую ссылку
В этой части письма чувствуй себя самим собой. Но стоит придерживаться следующего плана:
-Приветствие
-Вступление (почему вы пишите)
-Основная суть (не забудь смешную картинку)
-Что вы хотите получить в ответ
-Прощание

Также не забудь про что нельзя писать в письме

В конце письма стоит прописать еще раз DeadLine и подвести итог того, что ты ждешь от тех, кому отправляешь письмо
Можешь сделать личную подпись. О том, как ее сделать и как вставлять в письмо можешь посмотреть в этом разделе.
В этом разделе приведен принцип маркировки писем и документов для удобной навигации в Архиве и рассылке
Листай картинки ниже и читай описание:
Теги
Применяются не только в маркировке писем, но для онлайн-документов. Их удобно применять для поиска нужного письма в рассылке или документа в Архиве.

Теги существуют главные и второстепенные.
  • ставятся в начале
  • относятся к ивентам, отделам, статусам мемберов
  • он может быть только один

Примеры главных тегов:
[FinCom] [EBEC local’23] [Full members ML] [PR n IT] [Science Slam’22] [Alumni] [CR] [sMW’23] [Informal] [HR] [LTSP] и тд

Обрати внимание, что для мероприятий, проводимых многократно, применяется тег, отображающий год его проведения и сезон (если мероприятие проводится чаще 1 раза в год):
Главные теги
  • ставятся после главного тега
  • отражают содержание письма/документа
  • их может быть несколько
  • их ставят в любой последовательности

Примеры второстепенных тегов [Meeting] [Report] [Сall] [Announcement] [Help] [Feedback] [Video] [Photo] [Happy Birthday] [Angels] [Voting]
[Social resp]/[Logistic resp]/[Participant resp]/[F&D resp]/[MO]/[FR resp]

Второстепенные теги можно придумать и свои, если они соответствуют содержанию письма/документа
Второстепенные теги
[sMW'23] - spring Motivational Weekend 2023 года
[Offline Hackathon'22] - Offline Hackathon 2022 года


  • [Meeting] — тег ставится при объявлении собраний, при этом из темы письма должно быть понятно точное время и тип собрания;
  • [Report] — тег ставится в письмах, содержащих отчеты;
  • [Сall] — тег ставится в объявлениях об открытии подач в Core Team’ы, на координаторов проектов, на делегатов RM/GA, на участников мероприятий, при этом в теме письма прописывается DL на подачу;
  • [Announcement] — тег ставится в объявлениях о выборе новых Core Team’ов, координаторов проектов, делегатов RM/GA, участников мероприятий и других важных объявлениях группы;
  • [Help] — тег ставится в письмах о выборе помощников;
  • [Social]/[Logistic]/[Participant]/[F&D] и т.д. — теги для писем, касающихся различных направлений работы Core Team’ов;
  • [Feedback] — тег ставится в письмах, содержащих материалы, требующие feedback’a, при этом теме письма обязательно прописывается DL на feedback;
  • [Video] — тег для писем, содержащих видео;
  • [Photo] — тег для писем, содержащих фото;
  • [Happy Birthday] — тег для поздравлений с днем рождения в Informal рассылке;
  • [Angels] — тег для писем, касающихся ангельской системы;
  • [Voting] — тег для писем, касающихся голосований.
7. Конец письма.
Применение второстепенных тегов
Рассылки
В этом разделе приведены основные рабочие рассылки нашей группы в соответствии со статусом или позицией

Прежде всего нужно определить - кому пишешь?
Обрати внимание на Mailing List
Пишешь всем сразу? - bestspb@googlegroups.com
Пишешь только борду? - stpetersburg-board@best.eu-org
Пишешь full’ам? - bestspb_full@googlegroups.com
Пишешь неформальное письмо? - bestspb_informal@googlegroups.com
Все рассылки здесь.
Что нельзя?
Согласно Уставу
П6.3.5 В рассылках не допускается неуважительное отношение друг к другу, использование ненормативной лексики и оскорблений.

П6.3.6 В процессе виртуального общения следует быть доброжелательными друг к другу, ценить своих коллег, друзей и теплую атмосферу в группе.
Личная подпись
Данный раздел посвящен созданию личной подписи - классного и красивого дополнения вашего письма. Листай инструкцию и копируй шаблон
Google Groups
Этот раздел посвящен веб-сервису Google, позволяющему посмотреть "архив" писем в нашей LBG.
Загуглить "Google Groups", перейти по первой ссылке и выбрать "Мои группы"
Как зайти?
Дает возможность найти письмо в соответствующей рассылке, даже если к этому моменту мембер еще не был подключен к рассылке. По существу, это просто "архив всех писем".

Не забывай, что можно искать нужное письмо по тегам.

А еще из удобств - возможность делиться ссылкой на письмо с другими.

Смотри инструкцию как это делать:
Для чего?
Правила созвонов
Для удобной организации рабочих вопросов дистанционно часто используются online сервисы, например, Google Meet. Чтобы общение проходило более конструктивно и эффективно важно придерживаться следующих правил:
i - один палец/новая тема;
ii - два пальца/комментарий/вопрос по теме/уточнение;
iii - три пальца/закрытие темы;
b - палец вверх/approve;
p - палец вниз/disapprove;
bs - шутеечка/bullshit;
t - техникал.
Важно: микрофон должен быть выключен пока вам не дали слово.

Google Календарь
Стоит также отметить важный инструмент - наш календарь!
Как подключиться?
- Перейти по этой ссылочке.
- В правом нижнем углу увидеть кнопку ‘+Google Календарь’. После нажатия на нее откроется вкладка вашего календаря.
- Ну все, календарь уже ваш новый модный атрибут!

Какие оповещения и как часто их получать, вы должны выбрать сами.

Для этого:
Справа вверху ‘Шестеренка’ -> ‘Настройки’ -> ‘Настройки других календарей’ -> LBG Saint Petersburg -> ‘Уведомления о мероприятиях/Мероприятия на весь день/Другие уведомления’.
Ярлыки
А эти удобные метки позволят не только помечать письма в соответствии с их содержанием, но и структурировать по соответствующим вкладкам
Google Form
Этот небольшой раздел расскажет вам как делиться google form'ами с другими, если вы создали ее через аккаунт на домене best-eu.org
Xoyondoo
В этом разделе приведены инструкции как сделать голосования за выбор дат, вариантов и т.д.
GSuite (Архив)
В данном разделе приведены правила использования Архива LBG.
У нашей группы есть Архив LBG - это хранилище самых важных документов и материалов группы, расположенное на Google Drive.
Правила “поведения” в Архиве
  • прежде чем загружать документ, подумай насколько он действительно нужен будет будущему Core Team’у или отделу?
  • чтобы иметь возможность найти документ по тегу в его названии, не забывай их проставлять! Если сомневаешься, то про теги для документов можешь почитать в этом документе.
  • Архив не резиновый, поэтому будь практичен и экономичен - файлам, которые много весят, там не место! Сжимай!
  • Подумай, надо ли загружать все благодарности? Ведь достаточно обойтись одним примером.
Доступ к редактированию
По умолчанию - у всех member’ов есть возможность редактировать содержание файлов. Но Секретарь все видит. Если ты напакостишь - это отразится в истории изменений документа.

Возможность удалять файлы из Архива есть только у Board’a. Если тебе понадобилось удалить что-то лишнее - пиши Секретарю!

Поиск необходимых файлов
Тут проще, чем тебе кажется - используй теги для поиска. А если и так получается - то вручную. В поиске необходимых папки с файлами тебе поможет древо Архива.
Доступ к Архиву
Самая частая проблема, с которой сталкиваются member’ы - не могут зайти в Архив, выдает ошибку доступа.
Убедись, что используешь именно тот Google Аккаунт, который был подключен к Архиву.
В ином случае - пиши Секретарю, разберемся!
FAQ
Рубрика "Часто задаваемые вопросы или проблемы".
1. Не могу зайти в Архив
—Скорее всего ты используешь другой Google Аккаунт. Если все правильно - то пиши Секретарю.

2. Не могу прикрепить гиперссылку в письме/таблице/документе
—Выделяй нужное слово и через комбинацию клавиш Ctrl+K вставляй ссылку.

3. Не могу удалить лишний файл в Архиве
—Пиши Секретарю, он либо откроет тебе доступ к редактированию определенной папки, либо сам удалит лишнее.

4. Не понимаю в какой последовательности указывать второстепенные теги [Online Hackathon '23][Call][FR WP Team] или [Online Hackathon '23][FR WP Team][Call]
—Разницы нет, можно и так, и так

5. Как посмотреть письма из рассылки, которые были отправлены раньше?
— Загляни в раздел “Google Groups”.

6. Я пытаюсь скинуть ссылку на письмо, но почему-то ее остальные не могут открыть
— Ты берешь ссылку из Gmail, так у тебя не получится поделиться письмом.
Посмотри в разделе “Google Groups”, там есть инструкция о том, где найти эту ссылку

7. Письма не приходят, а потом я обнаруживаю их в разделе “Спам”
Тебе нужно проделать инструкцию из этого раздела.

8. Где мне взять пароль от Private Area?
—Пароли и логины вам раздавал ваш HR после вашего вступления в BEST.

9. А где мне взять пароль от бестовской почты name.surname@BEST-eu.org?
—Пароль от Private Area, который вам раздавал HR и есть пароль к этой почте.

10. Не отправляется письмо - выдает, что превышен допустимый размер, что делать?
— Скорее всего в твоем письме много картинок, которые в сумме превышают допустимый размер. Сожми картинки через любой конвертер (буквально загугли “сжать картинки” и тебе дадут уйму вариантов, где это можно сделать) и вставляй в письмо уже сжатые изображения.
По любым вопросам пиши Дарье Свинцовой